Kommunikaatio on tärkeä osa päivittäistä elämää. Suullinen, kirjallinen ja kehollinen viestintä kertoo vastapuolelle paljon tunteista, viestin sisällöstä sekä senhetkisestä olotilasta. Kommunikaatiossa voidaan tehdä suuriakin virheitä, jotka pahimmissa tapauksissa se voi tehdä suurta tuhoa. Virheiden tekoon voi kuitenkin varautua etukäteen tiedostamalla viestinnän rajoitukset.

Kirjallisen kommunikoinnin vaikeudet

Kirjatut viestit ovat todella helppo ja nopea tapa kommunikoida muiden kanssa. Nyky-yhteiskunnassa kirjalliset viestit ovat jopa korvaamassa suullisen kanssakäymisen etenkin sosiaalisen median suosion kasvaessa. Kirjoitustaitoa tarvitaan edelleen kouluissa, kokeissa sekä työpaikoilla.

Melkein jokaisesta kännykästä löytyy jokin viestintäsovellus yhden painalluksen takaa. Sovelluksella saa yhteyden keneen tahansa tuttavaan tai ystävään ja sen kautta on helppo jakaa sen hetkiset kuulumiset kaikille kavereille yhtä aikaa. Helppouden takia kirjallisen viestintä ja kieli yleensä ovat kärsineet niin sanotusta eroosiosta. Nopeasti kirjoitettuina tehdään paljon kielioppivirheitä, sanoja lyhennellään tai muunnellaan. Lyhentäminen johtuu siitä että joissain viestintäpalveluissa viestin pituus on rajoitettu tiettyyn merkkimäärään. Internetin myötä päivittäiseen puhekieleen on tullut paljon vierasperäisiä etenkin englanninkielisiä sanoja. Joskus viesteihin voi livahtaa sanoja, joita vastapuoli ei ehkä ymmärrä.

Sosiaalinen media ja älylaitteet ovat luoneet maailmaan ilmiön nimeltä automaattikorjaus. Älylaitteissa esiintyvä toiminto korjaa automaattisesti kirjoitetun sana oikeaan kirjoitusmuotoon, tai niin sitä luullaan. Joskus sanat korjataan aivan toiseen merkitykseen jolloin viestin sanoma voi muuttua täydellisesti.

Monet eivät myöskään kirjoita samalla nopeudella kun puhuvat tai ajattelevat. Ajatuksen ja kirjoituksen välisen aikaviiveen takia viesti voi muuttua täysin erilaiseksi kuin aluksi on suunniteltu. Näiden virheiden välttäminen on hyvin yksinkertaista: viesti pitää tarkistaa ja lukea läpi ennen lähettämistä.

Suullinen viestintä on korvaamatonta tietyissä tilanteissa

Viestin sisältö asettaa omia rajoituksiaan kirjalliselle viestinnälle. Tästä hyvä esimerkki on huonojen uutisten antaminen. Huonojen uutisten antaminen tai välittäminen on ehkä maailman epämukavin tapahtuma. Juuri niinä hetkinä kirjallinen viesti voi tuntua helpotukselta ja nopealta ratkaisulta taakan edessä. Sähköposti tai pahempaa, tekstiviesti, on huonoin tapa kertoa huonoista uutisista.

Kirjallisena viestin sisältö jää karuksi ja antaa paljon mahdollisuuksia väärinymmärryksille. Huonoissa uutisissa on tärkeää että viestin sisällön mukana välittyy kehonkielen kautta tunteita, niin lähettäjän kuin vastaanottajan. Vastaanottajan reaktio pitää tunnistaa ja käsitellä oikein reaaliajassa, joko kasvokkain tai vähintään puhelimitse. Tunteille on annettava tilaa purkautua ja laantua. Esimerkiksi yrityselämässä irtisanomista ei koskaan tulisi tehdä kirjallisen kanavan kautta vaan keskustellen kasvokkain ja muistuttaa myös irtisanottavaa hyvästä työpanoksestaan. Ammattitaito näkyy työelämässä kykynä käsitellä vaikeitakin asioita. Näytön taakse omaan toimistoon piiloutuminen luo ainoastaan tyytymättömyyttä työntekijöiden joukossa.

Kommunikaation perusoletus on viestin ymmärtäminen

Kommunikoidessa on tärkeää ottaa selvää siitä, saiko vastaanottaja viestin ja ymmärsikö hän sen oikein. Kirjalliset viestit voivat vahingossa mennä roskapostikansioon tai ne häviävät muiden viestien joukkoon. Etenkin kiireellisissä asioissa viestin kirjoittaminen ei ole hyvä idea, sillä vastaamisessa voi kestää tunteja tai jopa päiviä.

Viestin oikeaan ulosantiin vaikuttaa tunteet. Kirjallisia viestejä ei tulisi koskaan kirjoittaa tunnekuohun vallassa, sillä kirjoitetut sanat voivat satuttaa enemmän kuin sanotut. Aggressiivinen kirjoitustyyli vahingoittaa vain entisestään kommunikointia muiden kanssa.

Kirjallisesta viestinnästä on hyötyä

Tietyissä tilanteissa kirjallinen viestintä on jopa suositeltavaa. Selkeä ja määrätietoinen kirjallinen viestintä on lukijan ja kirjoittajan etu. Huolitellusti kirjoitettu teksti luo uskottavuutta ja luotettavuutta työelämässä esimerkiksi työyhteisön ja yrityksen imagoon. Hyvää ja johdonmukaista kirjoitustaitoa tarvitaan esimerkiksi uutiskirjeitä, mainoksia, verkkosivujen tekstejä, esityksiä, erilaisia artikkeleita ja mediatekstejä kirjoittaessa.